Sygnalista

§ 1 Definicje

Addit Sp. z o.o. – firma Addit Sp. z o.o. z siedzibą w Węgrowie przy ul. Przemysłowej 20, Węgrów (07-100), wpisana Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000113878, posiadająca REGON 710334177, NIP 8241002542, zwana dalej Addit.

Działania następcze – działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz mające na celu zbadanie zgłoszenia i podjęcie odpowiednich czynności wyjaśniających.

Działania odwetowe –zachowania, które naruszają prawa Sygnalisty lub wyrządzają lub mogą wyrządzić mu szkodę z powodu zgłoszenia przez niego naruszenia prawa, wymienione w art. 12 i 13 Ustawy.

Informacja zwrotna – przekazana Sygnaliście informacja o planowanych lub podjętych działaniach następczych.

Komisja do spraw zgłoszeń naruszeń prawa – bezstronna wewnętrzna jednostka upoważniona do prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem przez Sygnalistę naruszenia prawa, zwana dalej Komisją.

Kontekście związanym z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Addit lub na jego rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa.

Koordynator ds. zgłoszeń – wyznaczony przez Pracodawcę pracownik monitorujący wykonywanie postępowań opisanych w Procedurze;

Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

Organ publiczny – organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego.

Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana.

Pracodawca – Dyrektor zarządzający Addit Sp. z o.o.

Pracownik Działu HR – pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Procedura – niniejszy dokument określający zasady zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.

Sygnalista – osoba zgłaszająca informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, zg. z art. 4. 1 Ustawy, m.in.: pracownik; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz; praktykant; osoba ubiegająca się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub osoba ubiegająca się o zawarcie umowy stanowiącej podstawę świadczenia usługi na rzecz Addit oraz pozostali partnerzy biznesowi pozostający w relacjach z firmą.

Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

Ustawa – Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. implementująca Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Zgłoszenie naruszenia prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Addit, gdzie Sygnalista pracuje lub pracował, uczestniczył w procesie rekrutacji lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie Pracownikowi Działu HR informacji o naruszeniu prawa, zwane dalej zgłoszeniem.

Zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

§ 2 Cel Procedury

1. Celem Procedury jest określenie zasad zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą oraz trybu postępowania z przyjętymi zgłoszeniami.
2. Naruszenia mogą dotyczyć działań w zakresie wymienionym w art. 3 pkt. 1 Ustawy, m.in.:

• korupcji;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• naruszeń etycznych, mobbingu i dyskryminacji;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela (art. 3 ust. 1 Ustawy).

3. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia środków i możliwości realizacji niniejszej Procedury, a także do przeciwdziałania i reagowania na działania odwetowe stosowane wobec Sygnalistów.
4. Pracodawca sprawuje nadzór nad postępowaniami prowadzonymi przez Komisję oraz wszelkimi czynnościami opisanymi w Procedurze.
5. Pracodawca wyznacza, na podstawie pisemnego upoważnienia, Koordynatora ds. zgłoszeń oraz Pracownika Działu HR do realizacji obowiązków wynikających z niniejszej Procedury, tj.: do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
6. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

§ 3 Zgłoszenie wewnętrzne

1. Zgłoszenie powinno zawierać:
2. dane osobowe i kontaktowe Sygnalisty;
3. informacje o zdarzeniu objętym zgłoszeniem (data, miejsce, opis zdarzenia, dowody).
4. Zgłoszenie może być złożone poprzez:
5. wypełnienie formularza on-line dostępnego na stronie internetowej addit.pl.;
6. osobiste spotkanie z wyznaczonym Pracownikiem Działu HR udokumentowane w formie protokołu odtwarzającego dokładny jego przebieg – po uprzednim złożeniu do Pracownika Działu HR wniosku o ustalenie spotkania lub przesłanie takiego wniosku na adres e-mail: sygnalista@addit.pl; Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do Procedury.
7. Pracownik Działu HR przyjmuje zgłoszenie, dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa I czy spełnia warunki określone w niniejszej Procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu informacji kontaktuje się z Sygnalistą, następnie przekazuje zgłoszenie do Komisji w celu podjęcia działań wyjaśniających.
8. Pracownik Działu HR przesyła Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do 7 dni od daty jego wpływu.
9. Zgłoszenie nie będzie rozpatrzone jeśli:
   1. jest anonimowe;
   2. dotyczy sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę i nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem;
   3. nie spełnia wymogów określonych w niniejszej Procedurze.
10. Pracownik Działu HR jest zobowiązany, przy zachowaniu zasad poufności, do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy zgłoszenia przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania Pracownik Działu HR usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem.

§ 4 Zgłoszenie zewnętrzne

1. Niezależnie od zgłoszenia wewnętrznego Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego, zgodnie z przepisami Rozdziału 4 Ustawy.
2. Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych zawarte są na stronach internetowych Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

§ 5 Komisja do spraw zgłoszeń naruszeń prawa

1. Zadaniem Komisji jest prowadzenie postępowania wyjaśniającego zgłoszenie poprzez m.in. komunikację z Sygnalistą, podejmowanie decyzji o dalszych działaniach oraz przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnych.
2. Członkowie Komisji są upoważnieni przez Pracodawcę do wykonywania czynności opisanych w pkt. 1 powyżej i są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
3. Sposób wyboru członków Komisji prowadzony jest zgodnie z Regulaminem wyboru Komisji.
4. Komisja prowadzi postępowanie wyjaśniające w składzie co najmniej 3-osobowym.
5. W przypadku, gdy:
   1. naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Addit – Komisja podejmuje działania naprawcze;
   2. naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Addit – Komisja zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa. W ramach prowadzenia działań następczych możliwe jest skierowanie zgłoszenia naruszenia prawa do organów publicznych we właściwym trybie np. zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa lub wniosku o wszczęcie postępowania administracyjnego;
   3. zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Komisja oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie.
6. Jeżeli do wyjaśnienia sprawy wymagane jest skorzystanie ze specjalistycznej wiedzy, Komisja może skorzystać pomocniczo ze wsparcia innego pracownika lub osoby z zewnątrz, czyli spoza Addit. Dotyczy to w szczególności konsultacji ze specjalistą z określonej dziedziny, wydania przez niego ekspertyzy lub opinii. Osoba taka będzie zobowiązana do zachowania tajemnicy w zakresie informacji, które uzyska w ramach przeprowadzania badania.
7. Komisja ma obowiązek przekazać Sygnaliście informację zwrotną m.in. o planowanych lub podjętych działaniach następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
8. Członkowie Komisji zachowują bezstronność i obiektywnie rozpoznają zgłoszenia zachowując tajemnicę tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, a także wszelkich informacji zawartych w zgłoszeniu.
9. Członek Komisji podlega wyłączeniu, jeśli jest zaangażowany w naruszenie prawa stanowiące przedmiot zgłoszenia lub jest w relacji z osobą, której dotyczy zgłoszenie lub z Sygnalistą. W przypadku zaistnienia takich okoliczności w trakcie działania Komisji, członek Komisji zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o nich pozostałych członków i jest zobowiązany do zachowania poufności sprawy.
10. Komisja sporządza raport z ustaleń dotyczących postępowania wyjaśniającego i przedkłada go Pracodawcy.

§ 6 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Pracownik Działu HR wpisuje każde przyjęte zgłoszenie do rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Koordynator ds. zgłoszeń monitoruje wpisane zgłoszenia.
2. Rejestr zawiera numer, datę, przedmiot naruszenia, dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, adres do kontaktu Sygnalisty, informacje o działaniach podjętych w odpowiedzi na zgłoszenie oraz datę zakończenia sprawy. Wzór rejestru stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 7 Działania odwetowe

1. Wobec Sygnalisty Pracodawca nie może podejmować działań odwetowych ani prób lub gróźb zastosowania takich działań polegających w szczególności na: odmowie nawiązania stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług; wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy; nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony; obniżeniu wysokości wynagrodzenia; mobbingu; dyskryminacji lub innych działań określonych w przepisach Rozdziału 2 Ustawy.
2. Sygnalista podlega ochronie, o której mowa w pkt. 1 powyżej, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Zakazane jest świadome dokonywanie zgłoszeń zawierających nieprawdziwe informacje, wykorzystywanie zgłaszania naruszeń w złej wierze, dla celowego zaszkodzenia innej osobie. W takim przypadku Sygnalista nie korzysta z ochrony przed działaniami odwetowymi, o których mowa w 1 powyżej.
4. W przypadku, jeśli Sygnalista dokona zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, może ponieść odpowiedzialność na podstawie przepisów prawa karnego.
5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, będzie miała prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego.

§ 8 Postanowienia końcowe

1. W celu wyjaśnienia trudnej sprawy, w przypadku niewystarczającej wiedzy członków Komisji, Pracodawca może powołać zewnętrznego eksperta, np. kancelarię prawną, po zawarciu z nim stosownej umowy.
2. Niniejsza Procedura została ustalona po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
3. Każdy Pracownik ma obowiązek zapoznania się z Procedurą.
4. Osoba ubiegająca się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego otrzymuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
5. Za prawidłową realizację obowiązku, o którym mowa w pkt. 3 i 4, odpowiedzialny jest Dział HR.
6. Procedura wchodzi w życie po 7 dniach od jej ogłoszenia w sposób przyjęty u Pracodawcy.
7. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Procedurą obowiązują postanowienia Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.